Pour optimiser et fluidifier sa relation avec les Organismes de Formation (OF), le Fafiec souhaite leur mettre à disposition un portail dédié qui sera la première pierre d’une gestion 100% dématérialisée à long terme.

Ce portail permettra ainsi aux OF d’accéder à l’ensemble de leurs dossiers de formation et de gérer en dématérialisé l’envoi et la réception de documents, mais également de se tenir informé de toutes les nouveautés liées au Fafiec, à leur activité et des nouveaux appels d’offres.

  • 58 000
    ENTREPRISES
    cotisantes
  • 250 000
    Factures
    en 2017
  • 1,5
    MILLIONS
    de visiteurs
    en 2017

Contexte

Le Fafiec est l’OPCA des métiers du numérique, de l’ingénierie, du conseil, des études et des métiers de l’évènement. Il a été créé en 1989 par les partenaires sociaux des entreprises du numérique, de l’ingénierie, et de conseil.

Le Fafiec a pour mission de collecter et gérer les contributions financières des entreprises, informer et accompagner les entreprises sur les solutions pédagogiques ou financières, tout en développant des projets ambitieux destinés à maintenir et faire évolution les compétences et les qualifications professionnelles.

Actuellement, les échanges avec les Organismes de Formation pour la gestion et le suivi des dossiers de formation sont réalisés par voie postale, téléphone ou email. Une plateforme centralisant toute la relation manque donc cruellement pour faciliter la gestion des dossiers, la relation avec les OF et alléger la charge de travail des équipes Fafiec.

 

Comment faire du site web une vitrine fidèle de  l’école et de ses évènements, et un point de contact complémentaire des Journées Portes Ouvertes?

Parti pris : Un portail clair et ludique pour une utilisation intuitive, efficace et autonome

 

Pour la réussite de ce Portail OF, il est indispensable de susciter l’adhésion et d’inciter à l’utilisation régulière en proposant une expérience digitale intuitive et agréable.

Bien comprendre les process actuels, les besoins et comportements des OFs, et les attentes des deux parties pour ce nouveau portail était essentiel. L’objectif est de fournir un nouvel outil capable d’apporter très rapidement une réelle valeur ajoutée : améliorer le quotidien des Organismes de Formation et celui des équipes Fafiec.

 

 

FAFIEC

B2C

Création du Portail dédié aux organismes de Formation

L’intervention a démarré par l’analyse d’enquêtes utilisateurs existantes et la tenue d’entretiens avec les équipes métier, afin de comprendre en détail les process de gestion actuels et les données à disposition pour le nouveau portail.
L’acompagnement de  l’équipe Fafiec sur plusieurs workshops à permis d’identifier les personas prioritaires du site, établir leur Empathy Map et co-conçevoir l’ensemble des écrans du nouveau portail. L’arborescence a été travaillée via un atelier de tri par cartes afin de proposer une navigation plus simple et un parcours intuitif sur le site.
La conception Ux et le design UI se sont alimentés d’un benchmark fonctionnel et graphique portant sur des outils digitaux proposant des activités ou fonctionnalités similaires en France ou à l’étranger.
La nouvelle charte digitale FAFIEC pose les guidelines de l’ensemble des outils digitaux FAFIEC à venir; son adaptation au projet à permis d’élaborer
l’identité visuelle du site et les codes d’interaction pertinents pour une expérience d’usage agréable, efficace et intuitive.
La nouvelle interface a été validée par des tests utilisateurs individuels à distance (via visio-conférence) afin de valider les parti-pris en phase de conception, détecter des premières optimisations et obtenir des retours sur le “”look and feel” du nouveau portail AVANT de lancer la phase de développement.
Ces tests ont permis de faire remonter une évolution importante à apporter sur le module de recherche afin de le rendre plus rapide et plus utile au quotidien. L’étape de rédaction des spécifications fonctionnelles et la réalisation des maquettes graphiques de l’ensemble des écrans du site a clôturé la phase de conception.

La réalisation du site a nécessité la coordination des équipes sur plusieurs axes :

  • Intégration HTML/CSS responsive et mobile-first des écrans
  • Développement de l’ensemble du site sous DRUPAL
  • Connexions aux nombreux webservices FAFIEC